Documenten archiveren ook van deze tijd

Vorige week was ik op bezoek bij een jurist (waarom ik daar was, laat ik nog even in het midden). Ik verbaasde me over het kantoor van deze jurist, want op elke muur stond een kast en deze was gevuld met documenten. Als je al deze documenten op een weegschaal zou leggen, zou de teller al snel oplopen tot honderd kilogram denk ik zo. Door dit bezoek vroeg ik me af: is het nog wel van deze tijd dat duizenden documenten in papier worden opgeslagen in kasten? Dat een jurist oude dossiers bewaart, snap ik heel goed (eenmaal uitgeprint is het ook wel weer zonde om het papier weg te gooien), maar hoe zit het met andere ondernemers? Is het documenten archiveren nog wel van deze tijd of is een archief sowieso iets van een paar decennia terug?

Documenten archiveren

Om op de laatste vraag uit het begin van deze blog maar direct een antwoord te geven: het documenten archiveren is niet iets dat vergaan is. Naast juristen zijn er nog tal van ondernemers op te noemen die hun documenten archiveren. Enerzijds omdat de belastingdienst dit in feite eist van ondernemers, anderzijds omdat het ook gemakkelijk is. Door documenten te archiveren, breng je als het ware een structuur aan in je gegevens. En voor veel ondernemers zijn documenten eigenlijk de waardevolle bezitten van het bedrijf. Het is dus niet zo dat documenten archiveren iets is dat niet van deze tijd is.

Verandering

Wel is het zo dat er een verandering heeft plaatsgevonden in het type documenten archiveren. Veel ondernemers kiezen er nu namelijk voor om de documenten digitaal te archiveren. Gemakkelijk en het spaart wat kastruimte uit.